| Recouvrement de créances
Indépendamment d’une prévention efficace, le traitement rigoureux des créances –a fortiori des impayés- est une condition de survie et de compétitivité de l'entreprise.
Un traitement rigoureux et organisé
De la « simple relance pour retard de paiement » à la mise en œuvre « d'une procédure judiciaire », la récupération efficace des sommes impayées à l’échéance demande de plus en plus de compétences et d'énergie.
C’est là une conséquence logique de la multiplication et de l’intensification des affaires, de l'ouverture des marchés et de l'accélération des échanges. Autant de paramètres qui tout à la fois fragilisent les entreprises, réduisent leurs marges et compliquent le recouvrement !
Pour faire face à ces nouvelles exigences, l’entreprise peut
- se donner les moyens d'intervenir elle-même, et procéder directement à ses encaissements,
- externaliser totalement la fonction « recouvrement »,
Une harmonieuse association de ces deux formules s'avère très souvent comme le compromis le plus efficace et le plus compétitif pour « encaisser les impayés. » (A condition toutefois que le traitement interne soit énergique et s’effectue « sans perte de temps » entre le non paiement, les « relances » et la mise en place d’actions coercitives, telle par exemple, le déclenchement d’actions judiciaires.)
La définition et la mise en place de la stratégie « adaptée » à l’entreprise créancière peut être réalisée par un consultant spécialisé et indépendant ou résulter d’un « audit du compte client » si la situation des retards de paiement impose de telles mesures.
De manière générale la répartition entre "l'interne" et "l'externe" tout comme le choix des méthodologies de recouvrement dépendent des moyens et des acquis de l'entreprise, de la structure de son portefeuille clients, de la valeur des encours, du niveau de risque des créances, des enjeux commerciaux comparés aux enjeux financiers, etc…
Dans tous les cas, la stratégie de recouvrement doit être intégrée à la politique de gestion du risque clients qui, elle‑même est l'un des aspects de la stratégie globale de l'entreprise.
Cette Stratégie doit veiller à une réelle synergie entre la fonction crédit-clients et la fonction commerciale.
Dans la pratique, 4 grandes règles de base seront respectées :
1) Adapter les moyens d'intervention aux montants des créances :
Difficile d’envisager que la dépense ou les coûts de recouvrement soient supérieurs à ce qui est dû ! La limite normale du « coût de l’encaissement » doit être inférieure à la marge escomptée sur la vente du produit ou du service !
2) Bien "choisir" ses clients
Les actions accomplies par l’entreprise, « en amont de la transaction » sont déterminantes : Déterminer l’identité précise des prospects et clients, surveiller régulièrement leur niveau de solvabilité, fixer des encours « raisonnables » et évolutifs etc… sont autant de « mesures qui font obstacles aux difficultés de paiement. »
(Cela ne veut pas dire que les « mesures de préventions » font obstacle à tout impayé… Simplement elles délimitent son existence ou permettent de mieux le recouvrer lorsqu’il apparaît !)
3) Faire Zéro faute au moment de la vente
L’entreprise qui propose et vend ses produits ou services doit être…irréprochable ! Elle doit pouvoir le prouver à tous moments : documents contractuels sans faille (commandes, factures, conditions générales de vente...), engagements contractuels respectés (délai, prix, qualité...). Des précautions qui évitent les litiges et les contre‑offensives du « client-débiteur » qui peuvent faire obstacle au paiement et… handicaper les actions de recouvrement !
3) Discerner immédiatement l’incident et le « sinistre de règlement »
« Un simple retard » est sans signification… Il en est de même d’ une difficulté passagère ou de l'oubli occasionnel… Ce sont là de simples « incidents ». La difficulté tient au fait qu’il faut les distinguer d'une situation grave, - de véritable « sinistre » - qui va faire obstacle au paiement et qui sera éventuellement annonciateur d'un dépôt de bilan...
Cela passe par la mise en place de mesures de contrôle qui doivent s’harmoniser avec le service des ventes, le service après-vente et la direction financière ou comptable : le rappel « commercial » préalable à l’échéance permettra de « détecter le retard de règlement éventuel et ses causes, (difficultés passagères, contestations de la fourniture etc…) tout comme la tenue permanente d'un fichier clients pertinent dans ce domaine. (Incidents réguliers « notés sur la fiche client » par exemple).
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Ces mesures prises postérieurement à la vente et amont du paiement favorisent « la détection des situations » et entraînent une action de recouvrement rapide si celle-ci s’avère nécessaire.
Cette rapidité d’intervention est un gage supplémentaire de « réussite » pour l’intervenant extérieur auquel l’entreprise confiera ses opérations de recouvrement.
Les types de prestations
Le choix d’un prestataire dépend de différents critères : la nature des créances (civiles ou commerciales), leur volume (en nombre et en valeur), leur localisation (France ou étranger) le type de procédures à engager.
- L'avocat : le conseiller et l'intervenant juridique par excellence.
Il est plutôt l'homme « des affaires délicates » (en particulier les litiges ou les transactions internationales) que des opérations de « recouvrement standard ou de masse .» Il est aussi l'intermédiaire des Urssaf, caisses de retraite, Unedic, etc…
- L'huissier de justice : Un intervenant qui impose une distinction entre « le titre et la fonction. »
Lorsque l’huissier procède à des opérations de recouvrement de créances « ordinaires » ( c’est à dire « de masse » et « sans titre ») il n'exerce pas en sa qualité d'officier ministériel, muni du "Sceau de la République". Il ne dispose pas du « pouvoir d'exécuter » que lui confère un jugement. Dans ce cas il dispose d’une efficacité réduite sans qu’il ait la possibilité de procéder – par exemple - à des « saisies » envers les débiteurs. Il agit en « simple mandataire du créancier. »
Par ailleurs, l'huissier n'a qu'une compétence d'exécution territoriale limitée à un ou plusieurs cantons.
- L'agent de recouvrement de créances : il est « l’intervenant, le mandataire spécialisé »
Qu'il s'agisse de « recouvrement de masse », ou « d'actions personnalisées » l’agent de recouvrement dispose généralement d’une « expérience des procédures » et d’une « connaissance du terrain » qui constituent - entre autres avantages - de précieux atouts.
C’est un mandataire qui émane du « monde du commerce ». Il est le « représentant d’une « entreprise » au « service des entreprises ».
Il connaît – par nature – le monde qu’il représente et qu’il côtoie. Il est habitué aux contraintes de l’entreprise, aux besoins de rapidité, d’efficacité etc..
Il s’implique dans les résultats de son action… puisqu’il est généralement payé par un pourcentage qui s’applique uniquement sur les sommes recouvrées.
L’activité des agents de recouvrement est réglementée par le décret du 18 décembre 1996 qui prévoit :
- Un Contrat écrit entre l'agent et ses clients,
- La souscription d’un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle
- Le versement des sommes recouvrées sur un compte bancaire spécial –
- Un devoir de conseil et d'information sur les actions en cours.
Et ce pour n’évoquer que les grandes règles qui doivent être respectées à l’égard de « leurs mandants habituels » sans oublier de noter que certaines obligations doivent également être respectées à l’égard des débiteurs.
Ces différents mécanismes garantissent normalement « le respect de l’image de marque » de plusieurs milliers d’entreprises « Grands comptes » ou « PME-PMI » qui accordent leur confiance à l’agent de recouvrement.
En dépit de ces garanties, il reste que l’entreprise qui décide d’avoir recours à un agent de recouvrement doit apprécier « les compétences professionnelles » proprement dites du mandataire ‑ qui ne sont pas forcément réglementées…
Il s’agira de tenir compte de la formation « juridique » des dirigeants ou des intervenants, de l’expérience professionnelle ou de l’ancienneté de l’Agence, des références et des règles professionnelles ou déontologiques supplémentaires respectées par cet agent ou cette société spécialisée qui sait –par exemple – s’imposer… les contraintes d’un agrément à la norme Qualité ISO 9001-V 2000. |
